법인카드는 현대 기업 운영에서 매우 중요한 역할을 합니다. 하지만 그 사용에 있어 주의해야 할 점들이 많습니다.
법인카드를 사용할 때 유념해야 할 몇 가지 사항에 대해 상세히 알아보겠습니다.
법인카드의 종류
법카는 말 그대로 법인사업자를 상대로 발급되는 카드를 의미한다.
종류는 크게 법인 공용카드와 법인 개별카드 2가지로 구분할 수 있다.
법인 공용카드는 사용하는 직원의 이름이 새겨지지 않고 모두가 공용으로 사용하는 카드로 법인계좌에서만 사용금액이 출금된다. 반면, 법인 개별카드는 법인명과 함께 직원 개인의 이름이 새겨져 있다. 개인에게 개별 지급되어 본인만 사용할 수 있으며, 법인이나 개인 계좌로 사용금을 출금할 수 있다.
경비 지출 시 법인카드를 사용해야 하는 이유
법인카드를 통해 지출을 관리해야 하는 이유는 다양합니다.
첫째, 경비 처리를 더 간편하게 할 수 있습니다. 예를 들어, 출장이나 회식 등의 경우, 직원이 법인카드를 사용하면 관련 비용을 쉽게 정리할 수 있습니다.
둘째, 법인카드는 비즈니스 운영에 필요한 다양한 경비에 대해 사용될 수 있으며, 이로 인해 회사의 재정 관리가 효율적으로 이루어질 수 있습니다.
1. 직원 개인카드를 사용했을 때 수반되는 업무
➡️개인카드 영수증 수취 및 필수 기재 사항 확인 업무
직원 개인 명의 카드 사용내역은 회사가 수집하는 것이 불가능하므로 직원으로부터 꼭 영수증을 받아야 한다.
그리고 수취한 영수증의 세무 처리르 위해 판매처의 사업자등록번호와 영수 일시, 영수 금액 정보가 꼭 확인되어야 하고, 관리 방법에 따라 카드번호 정보도 필요할 수 있으므로 영수증 상에 해당 정보가 정확히 기재되어 있는지 확인하는 업무가 필요하다
2. 법인카드(사업자 카드) 사용을 권장하는 이유
➡️ 개인카드 사용 관리업무에 투입되는 비용 감소
➡️ 사업 지출 내역 파악 용이
법인카드(사업자 카드)로 비용을 지출한다면 한눈에 회사의 모든 지출 내역을 파악할 수 있으므로 보다 편리한 비용 관리가 가능하다.
우와 같은 이유로 법인카드(사업자 카드)의 사용이 권장되는 것인데, 직원이 많은 경우 하나의 카드로 모든 지출을 진행하는 것이 불가능하므로 부득이하게 직원의 개인카드를 사용해야 하는 상황이 계속 발생할 수 있다. 법인카드(사업자 카드)만으로 비용 집행이 어려운 사업주는 직원별로 직원 이름의 법인카드(사업자 카드)를 발급해서 회사 비용지출 시 그 카드를 사용하도록 하는 방법도 고려해봐야 한다.
법인카드 사용할 때 주의할 점
1. 법인카드 사용 규정
법인카드를 사용할 때는 반드시 사용 규정을 준수해야 합니다. 예를 들어, 법인카드는 회사의 명의로 발급되므로, 이 카드를 사용한 모든 거래는 업무와 관련된 것이어야 합니다. 또한 모든 사용에 대해서는 사용 보고서를 작성해야 하며, 경비 지출에 대한 영수증 보관도 필수입니다. 이를 통해 회사는 세무 감사 시 문제가 발생하지 않도록 예방할 수 있습니다.
-법인카드로 지출이 가능한 것은 사내 소모품, 사무기기, 각종 비품 등 구매대금, 광고비, 기업업무추진비, 회의비, 차량 및 보험 관련 비용, 복리후생비, 직무교육비 등 특정비용으로 제한해야 합니다.
2. 사적 지출의 주의점
법인카드를 사적 용도로 사용하면 안 됩니다. 사적 지출이 발생할 경우, 그 비용은 회사의 경비로 인정받지 못하며, 이는 심각한 법적 문제를 초래할 수 있습니다. 예를 들어, 개인적인 쇼핑이나 가족과의 외식 등을 법인카드로 결제한다면, 이러한 비용은 회사의 경비로 처리할 수 없습니다. 이 점에 대한 기준을 명확히 하고, 모든 직원들에게 이를 교육하는 것이 중요합니다.
3. 법인카드 부정 사용의 경고
법인카드를 부정하게 사용하는 사례가 발생할 수 있습니다. 직원이 법이 카드를 개인적인 용도로 사용하거나, 허위 보고서를 제출하는 경우가 이에 해당합니다. 이러한 행동은 회사의 신뢰도를 떨어뜨릴 뿐만 아니라, 금융적 손실을 초래할 수 있습니다. 따라서, 회사는 법인카드 사용에 대한 규정을 엄격히 적용하고, 주기적인 감사를 실시하여 부정 사용을 예방해야 합니다.
4. 법인카드 사용 관련 입증자료가 필요한 경우
● 근무일이 아닌 공휴일 또는 주말 사용 시
● 평소 업무장소에서 멀리 벗어난 곳이거나 업무장소 외에서 사용 시
● 정상적인 업무시간 외, 심야 혹은 새벽에 사용 시
● 본인이 아닌 친인척이 사용하거나 친인척을 동반한 출장, 기타 장소에서 사용한 경우
● 특정 장소에서 여러 차례 걸쳐서 집중적으로 사용된 경우
● 현금화하기 쉬운 품목 또는 사치성 물품 구입(상품권, 금, 골프용품, 고가의 주류 등)
● 병원, 미용실 등 업무와 관련성이 없어 보이는 곳에서 사용한 경우
● 한 거래처에서 같은 날 여러 번 분할해서 사용한 경우
법인카드 사용시 주의사항 정리
● 반드시 회사의 업무와 관련된 경비로만 사용해야 합니다
● 사용 후에는 즉시 영수증을 보관하고, 사용 보고서를 작성해야 합니다.
● 사적 지출을 절대 금지하며, 위반 시 법적 처벌을 받을 수 있습니다.
● 부정 사용을 방지하기 위해 정기적으로 감사를 실시합니다.
법인카드 사용에 대한 철저한 관리가 필요합니다. 위에서 언급한 주의사항을 잘 지켜서 올바른 방식으로 법인카드를 활용하시기 바랍니다. 최종적으로, 회사의 재정 건전성을 유지하는 데 큰 도움이 될 것입니다.